[Py-ES] Roadmap PyConES

[Juan Luis Cano]

Hola a todos, mientras algunos estáis de cháchara en la reunión de 
Python Madrid :) he recopilado algunas ideas que tenemos que tener en 
cuenta de cara a la PyConES. Por si acaso, repito algunas cosas porque 
había quien lo preguntaba el otro día:

- Se convino en que era mejor celebrar la PyConES el primer año en 
Madrid. En Barcelona no había ninguna opción sólida, en Sevilla nos 
cobraban y Francisco Solans, de Neodoo, me dijo que Zaragoza no 
proporcionaba tanta flexibilidad. No hubo votación al respecto, y no 
encuentro en qué momento se dijo esto explícitamente (si es que se llego 
a decir, que no lo sé; la conversación con Francisco Solans la tuve yo 
en privado).
- Como fecha tentativa manejábamos el fin de semana del 8, 9 y 10 de 
noviembre.
- El lugar será, si no cambian las condiciones respecto a lo que 
ofrecieron en Codemotion, la EUI de la UPM, en Vallecas. Quedé en hablar 
con nuestro contacto allí cuando tuviéramos la asociación; aunque no 
está aún legalmente constituida voy a contactar con él cuando contéis un 
poco lo que se ha dicho en Python Madrid sobre este tema.
- Hemos pensado en unas 200 personas, dos tracks, evento de pago. Lo 
último ya se habló y solo queda pendiente el precio (ver más abajo), la 
cantidad de gente y los tracks dependen de si la audiencia responde bien 
al marketing y a la venta temprana (ver más abajo).

Ahora, un roadmap aproximado de cosas que tenemos que hacer, basado 
también un poco en lo que hablamos en el hangout sobre la web (donde 
también se tocó un poco este tema). Por favor comentad si os parece 
razonable o qué cambiaríais, añadiríais o quitaríais vosotros.

* El roadmap de la web está bastante claro, y quedó ejemplificado en el 
resumen de la sesión de conceptualización[1] y en los wireframes[2]. 
Próximamente (supongo que en 1-2 semanas) se habilitaría un boletín de 
noticias para los interesados a través del correo electrónico, y a 
partir de ahí se iría avanzando incrementalmente.

[1]: https://lists.es.python.org/pipermail/general/2013-January/000272.html
[2]: https://moqups.com/yami/dkMeUBHb

* Como ya he dicho antes, si todo va bien cuando esté constituida la 
asociación estaremos en posición de confirmar plenamente el lugar. Esto 
podría suceder a finales de febrero-principios de marzo si las AAPP se 
retrasan excesivamente (cosa que esperemos que no suceda).

* Para ese momento ya debería estar creada la función de registro en la 
web, necesaria para subir charlas, idealmente el diseño terminado o a 
punto y contenido sobre la ciudad y alrededores y lo que consideremos. 
Creo que en este momento deberíamos abrir la venta temprana. ¿Por qué? 
Porque nos ayudará a dimensionar la conferencia. Dependiendo del número 
de personas que adquieran una entrada por venta anticipada podemos 
juzgar si nuestras previsiones de asistencia son realistas. Si en venta 
anticipada vendemos 200, ¡éxito rontundo! Si vendemos 20, tal vez haya 
que hacer un evento de un solo track.

* Esto de la venta nos lleva a la siguiente cuestión: ¿cuánto nos va a 
costar la conferencia? A la gente de Codemotion les dejaron utilizar el 
catering de la escuela. Otros gastos en los que incurriremos:

- Equipos de grabación (habrá que grabar en vídeo las charlas, ¿no?)
- Material informativo (folletos, bolsas, bolígrafos, pegatinas)
- Material de recuerdo (camisetas, todo el mundo me dice que esto es 
fundamental)
- Actividades de ocio durante el fin de semana (por si se organizan 
cenas, salidas o algo por el estilo)
- Pago de billetes de avión a los conferenciantes internacionales a los 
que se vaya a invitar

y seguro que se me olvida algo. Necesitamos hablar con gente que tenga 
experiencia previa y que nos diga unos números redondos. Esto es muy 
importante, porque determina tanto el precio de las entradas como el 
dinero que necesitamos sacar de los patrocinadores.

* Y hablando de patrocinadores, hay que buscarles también. Pero no 
podemos buscarles hasta que no definamos los niveles de patrocinio, y 
para definir estos hay que saber qué necesidades económicas vamos a 
tener. Por eso digo que el punto anterior es muy importante. Creo que 
Juan Riaza dijo que podía hablar con Laura Vignali, de Codemotion. Y sé 
que hay gente aquí que ha participado en SpainJS o en otras conferencias 
tecnológicas últimamente.

* Después de cerrar la venta anticipada se abriría el call for papers y 
se configurarían las charlas en función del número final de tracks. Esto 
tiene un problema logístico: se ha decidido que los conferenciantes no 
pagarán entrada, y si alguien se convierte en conferenciante después de 
haber comprado su entrada de venta anticipada (esto es, si resulta 
seleccionado) habría que devolver el dinero, supongo. Si lo hacemos al 
revés, primero las charlas y luego la venta anticipada, corremos el 
riesgo de que nos sobren charlas. Este es el punto que más dudas me 
acarrea y os pido vuestra opinión. Tal y como lo he descrito aquí es 
como creo que se hace en otras conferencias, pero por ejemplo en PyConUS 
los conferenciantes sí que pagan ("everyone pays"[3]).

[3]: https://us.pycon.org/2013/speaking/cfp/

* Pongamos que estamos ya en junio (mes arriba mes abajo). Mientras 
escribo esta línea me doy cuenta de que tal vez incluso nos sobre 
tiempo. ¿Alguien más piensa así? Hubo quien dijo que tal vez podríamos 
adelantar la conferencia. La fecha inicial era tentativa, aún tenemos 
margen de maniobra.

* En los meses previos entiendo que habrá que ir imprimiendo folletos, 
camisetas y demás, y reclutar voluntarios para que el día de la 
conferencia nos ayuden. Por lo demás, queda un poco lejano todavía y no 
tengo experiencia suficiente como para apuntar cosas concretas.

De momento hemos quedado como organizadores principales Yamila y yo, y 
eso me gusta, pero tenemos, en primer lugar, que aclarar este roadmap y, 
en segundo lugar, creo que con todos los que somos se puede dividir un 
poco el trabajo. Yo de momento me estoy encargando un poco en la sombra 
de los contactos internacionales y del tema de la diversidad, como ya he 
comentado algunas veces. También tengo mucha gente a la que avisar 
cuando llegue el momento de mandar las charlas.

Espero que esto sirva para crear un rico debate alrededor de las pautas 
a seguir que nos conduzca a organizar eficazmente la PyConES :)

Un saludo,

Juan Luis Cano