[python-madrid] Re: Cobrar o no cobrar en la pycon

Wed Jul 18 20:31:48 CEST 2012

Hola a tod at s y perdonad esta intromisión.

Me presento: Soy Israel y pertenezco al grupo de JavaScript (aka MadridJS).
He participado recientemente en la organización de SpainJs [1] donde nos
juntamos unas 300 personas para hablar de JavaScript. Os sigo en la
distancia y nunca he podido ir a vuestras reuniones (espero cambiar esto
pronto). Solo quería exponer mi punto de vista desde mi experiencia
organizando una conferencia muy parecida a la que queréis hacer. Espero os
pueda ayudar mi aportación:

Disclaimer: No sigo todos los hilos del grupo, así que disculpadme si
comento algo que ya esté decidido, no quiero que se quede nada en el aire.

1.-* Fecha de la conferencia*, no sigo los hilos y no tengo claro cuando
es: Octubre???....suponiendo que fuera esta la fecha creo que vais muy
justos de tiempo y que tenéis que acelerar un poco porque sino os va a
pillar el toro.

2.- *Decidir el sitio* donde se va a realizar la conferencia es vital. Sin
esto no podéis estimar nada mas. Veo que estáis decidiendo si cobrar o no
cobrar entrada. Mi opinión es que deberíais cobrar, al menos, lo que vale
el catering de cada persona. Se de otras conferencias (SpringIO) que se han
organizado años anteriores donde no se cobró entrada, se estimó una
cantidad de gente que se apuntó y luego fallaron mas de 100 personas....por
supuesto, el catering hubo que pagarlo de todos. Por ello, creo que
deberíais cobrar al menos el precio del catering que viene a ser unos 10-15
€ (contando comida + café a media mañana). Con esto os aseguráis que si
alguien falla su comida está pagada.

3.-* Los Sponsors:* esos grandes desconocidos :D. Os puedo decir que es
complicado atraer a Sponsors sin un cartel de Speakers y una estimación de
asistentes. En Spainjs, los sponsors se han empezado a interesar cuando
publicamos a los "rock star" que iban a venir y a varios Speakers de
prestigio. No se en que estado tenéis esto, si ya habéis contactado con
algún speaker internacional de renombre. Generalmente se les paga el viaje
y la estancia. LA compra del billete hay que hacerla con tiempo por lo que
son gastos que tendréis en breve.

Ni que decir tiene que contactar con sponsors puede ser algo largo y
tedioso. Desde que se les contacta, hasta que se deciden pueden pasar
semanas. Otra cosa es cuando paguen. Si contactáis con empresas gordas
estas pueden pagar a 30 / 60 o incluso 90 días (os pueden hacer un roto
importante porque tenéis que adelantar dinero antes).

Varias preguntas desde mi desconocimiento del estado de todo esto:

¿¿Tenéis decididos los niveles de patrocinio??? ¿¿Qué ofrecéis a cada
nivel???

¿¿Cómo generáis las facturas a los patrocinadores?? Luego hay que hacer la
declaración a hacienda de todo esto, cuidado porque os podéis meter en un
lio. ¿Hay alguna empresa detrás que pueda emitir facturas? ¿Sois
asociación???

4.- *Los asistentes:* es importante que tengáis una estimación aproximada
de personas potencialmente interesadas en asistir a la conferencia ya que
cualquier conjetura que hagáis es solo eso conjetura.

Os recomiendo que tengáis una landing page donde haya una forma de que la
gente se inscriba a una lista de correo. De esta manera, podréis estimar
los posibles interesados y saber si estamos hablando de una conferencia
para 20 o para 200 personas. Contad con que de toda esta gente interesada
realmente vaya el 50-60 % de los que se apunten (mas o menos).

Teniendo en cuenta ingresos (sponsors + estimación de entradas) y los
gastos (local + catering + camisetas + gasto de speakers, etc, etc,etc)
tenéis que pensar si el saldo puede ser positivo o negativo (por decidir si
solo cobrar precio de catering o realmente cobrar mas por la entrada.

Por resumir un poco el ladrillo que os estoy escribiendo (me vais a odiar
lo siento), os dejo, desde mi punto de vista, las prioridades de los
asuntos que deberíais resolver:

PRECIO ENTRADA (o gratis) --> LOCAL (si no os lo dejan gratis, tendréis que
adelantar un 30 o 40 % del precio final) -->NIVELES DE PATROCINIO -->
CONTACTAR CON SPONSORS (esto es una labor ardua) --> ESTIMACIÓN DE
ASISTENTES --> DECIDIR PRECIO ENTRADA (si no es gratis)

Sin mas, estoy a vuestra disposición para resolver cualquier duda.

Ánimo y a por ellos!!!!

[1] : http://spainjs.org

El 18 de julio de 2012 17:21, Pablo Ruiz Múzquiz <diacritica at gmail.com>escribió:

> Yo voto no cobrar pero sin hacer un presupuesto estamos decidiendo a
> ciegas.
>
> Si resolvemos cómo obtener un dinero y de dónde obtenerlo, estaremos más
> tranquilos.
>
> Por ej:
>
> - Supongamos que un catering para 200 personas cuesta 3.500€
> - Supongamos unos "goodies" que cuestan 2.000€
> - Supongamos que entre donaciones tenemos 500€
> - Supongamos que entre patrocinios obtenemos 2.000€
>
> - Quedan 3000€ ¿de dónde se sacan? Y si no vemos de dónde sacarlos...
> habrá que cobrar o no contar con ese gasto.
>
> ¿Tenemos ese presupuesto aproximado? Entiendo que no.
>
> ¿Queremos tenerlo antes de decidir si cobramos o no? Entiendo que NO si la
> prioridad, como parece que es, es decidir ya si optamos a un BBVA que
> impide que un asistente desembolse dinero por ir. Pasaríamos entonces a
> buscar formas de ingresos para determinar qué gastos nos podemos permitir.
>
> La clave es hacer atractivo el evento para patrocinadores privados (ágiles
> en poder cumplir sus compromisos económicos).
>
> Si, por el contrario, estamos "perezosos" para definir ahora un
> presupuesto pero pensamos que es capital hacerlo, entonces el lastre de no
> tener ingresos por asistente no sé si es asumible y tendríamos que decir no
> a BBVA e ir a opciones más flexibles.
>
> Perdonad, porque tengo la sensación de entrar como un elefante en una
> cacharrería.
>
> Pablo
>
>
>
> On 18/07/12 17:03, Kiko wrote:
>
>> a mi me da igual. Si oficialmente no se puede cobrar yo estoy
>> dispuesto a donar el precio oficioso de la entrada. Si esto lo hacemos
>> unos pocos podemos tener algo de presupuesto inicial.
>>
>> El 18/07/12, Jesús Espino <jespinog at gmail.com> escribió:
>>
>>> Por favor, centremos el tiro, cobrar o no cobrar??
>>>
>>> Yo voto no cobrar.
>>>
>>> Un saludo.
>>>
>>> 2012/7/18 piranna at gmail.com <piranna at gmail.com>:
>>>
>>>> muy maja, me ha dado el teléfono de otro centro que tienen en Vicálvaro
>>>>> donde hay más capacidad y salas y donde se hacen muchas quedadas
>>>>> tecnológicas (http://madridonrails.com/**viewPage.php?ID=contacto.php<http://madridonrails.com/viewPage.php?ID=contacto.php>,
>>>>> he
>>>>> llamado pero me salta un buzón de voz, lo sigo intentando).
>>>>>
>>>>>  Yo he estado en MadridOnRails, tienen varias salas de reuniones con
>>>> cristalera y en el "centro" tienen un pasillo-sala con mesa y sillas
>>>> para unas 50-70 personas con proyector.
>>>>
>>>>  Parece que lo del fin de semana solo podría ser en un centro cultural,
>>>>> solo
>>>>> sábado y por como me lo han contado no parece viable. La otra opción es
>>>>> pagando en algún lugar como utopic_us (donde tampoco he llamado y no sé
>>>>> lo
>>>>> que puede costar, pero aquí no habría problema en cobrar entrada y
>>>>> justificar el precio de la misma).
>>>>>
>>>>>  Tambien he estado aqui. No se si tendran otras salas escondidas en el
>>>> sotano, pero la principal es asi como en el distribuidor principal,
>>>> con un par de laterales. Sitio hay (ahi fue la presentacion de
>>>> Atlassian y eramos unas 300 personas apiñadas) pero el estilo del
>>>> local me recordaba a una casa okupa reformada o similar...
>>>>
>>>>
>>>> --
>>>> "Si quieres viajar alrededor del mundo y ser invitado a hablar en un
>>>> monton de sitios diferentes, simplemente escribe un sistema operativo
>>>> Unix."
>>>> – Linus Tordvals, creador del sistema operativo Linux
>>>>
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